(Tin kinh te)

Sau đây là những nội dung cần và đủ trong một thư chào hàng hoặc buổi làm việc trực tiếp với khách mua hàng:

1. Tạo ấn tượng ban đầu bằng câu khẩu hiệu của công ty (slogan) hoặc phương châm làm việc (motto), định hướng (mission) của công ty. Ví dụ như “Chất lượng là ưu tiên hàng đầu (Quality comes first).
    
2. Xác định danh mục sản phẩm thế mạnh mà nhà xuất khẩu muốn chào bán hoặc để giới thiệu năng lực sản xuất của công ty. Doanh nghiệp có thể dựa trên phân khúc thị trường ví dụ như phân loại theo mùa, theo độ tuổi, theo chất liệu v/v để làm tiêu chí phân loại sản phẩm.

Đặc biệt nên hạn chế việc đưa ra nhiều loại sản phẩm khác nhau khi chào cùng một đối tượng khách mua hàng.

1. Giới thiệu năng lực và kinh nghiệm sản xuất của công ty (Terms of existence) thông qua các số liệu cụ thể
   1. Số năm thành lập. Ví dụ : 5 năm kinh nghiệm v.v.
   2. Kinh nghiệm sản xuất hàng xuất khẩu. Các phương thức sản xuất công ty có kinh nghiệm (CMT, FOB/CNF, RMD - Ready Made Garment) 
   3. Khách hàng đã có: việc đề cập đến tên khách hàng cụ thể sẽ tạo được ấn tượng nhất định ở khách hàng (ví dụ như đã làm hàng cho Zara, Mango, Esprit v.v .)
2. Giới thiệu phương thức giao nhận hàng (Terms of delivery).
   1. Thông tin cụ thể về thời gian nhận đặt hàng đến lúc giao nhận hàng (Average lead time)
   2. Đơn hàng tối đa và tối thiểu (Max. order, Min. order): Khách hàng muốn biết tính linh động của công ty dựa trên thông tin này.
3. Khi chào hàng trực tiếp với khách mua hàng, nên thể hiện sự hiểu biết của doanh nghiệp đối với xu hướng thời trang (chất liệu và phụ kiện mới, màu sắc thời trang theo mùa v.v) thông qua việc giới thiệu các bộ sưu tập của công ty. Nên có 3 cấp độ sản phẩm trên cùng một bộ sưu tập: các sản phẩm căn bản, kiểu dáng đơn giản với số lượng chiếm khoảng 60%; các sản phẩm có tính thời trang và kỹ thuật nâng cao với số lượng khoảng 30% và các sản phẩm thiết kế cao cấp đặc biệt với số lượng khoảng 10%.   
4. Giới thiệu cho khách kế hoạch hoặc định hướng phát triển của công ty trong tương lai và các dịch vụ cộng thêm khác để tạo ra giá trị gia tăng cho đối tác. Ví dụ như doanh nghiệp sẽ tham dự Hội chợ Triển lãm thời trang tại Milan năm 2009, kế hoạch mở rộng nhà xưởng sản xuất, hoặc dự định đầu tư vào bộ phận thiết kế v.v

Sau đây là ví dụ của một thư chào hàng:

Dear Madams/sirs,

We are a prestigious manufacturer based in Ho Chi Minh City. Our company was established in 2001 and run under the philosophy “Quality comes first”.

We make children’s wear (toddler segment) for boys and girls from 4 – 6 years old, specializing in cotton and jersey fabric with all seasonal colors and customized patterns as requested. We offer a wide range of categories from homewear to outerwear such as shirt, pajama, T-shirt, nightdress and dress.

With the 5-year experience in implementing FOB contracts with Babies Factories, Cintas and Sweets, we are confident to offer you high quality products to the EU market. We deal in small orders – i.e. 300 pcs – 500 pcs per style with 3 optional colors in a short lead time of 3 - 5 weeks delivery FOB.

We are looking forward to hearing from you.

Kindest regards

Leo Ng – Sales Manager