Phần 1: Những lưu ý chung cần chú ý khi đàm phán

1. Luôn là người có thể ra quyết định trong đàm phán (trừ những trường hợp muốn nghi binh hoặc câu thời gian).
2. Không cung cấp các thông tin chi tiết của khách hàng khác khi đàm phán: sẽ làm mất lòng tin vào đối tác hiện hữu và xâm phạm đạo đức kinh doanh.
3. Các mục tiêu về giá và các điều kiện liên quan khác: luôn chuẩn bị một khoảng lùi để đàm phán.
4. Không bao giờ dễ dàng nhượng bộ khi đối tác đưa ra yêu cầu dù điều đó đã được dự liệu trước.
5. Tránh sử dụng cụm từ “I don’t know” trong đàm phán.
6. Tránh từ chối thẳng thừng nên tìm một phương phán dung hòa (ví dụ như nếu giá thế này thì chất lượng sẽ giảm – ngay cả khi đối tác đã đưa ra trước các tiêu chuẩn về chất lượng)

Phần 2: Chuẩn bị đàm phán

1. Thấu hiểu đặc tính kinh doanh của một số đối tác quốc tế trong đàm phán

·         Khách hàng Anh Quốc:

§  Thích các loại private brands (các nhãn hiệu của các nhà phân phối).

§  Quan tâm đến nền tảng (tiểu sử), danh tiếng của công ty.

§  Thường sử dụng biện pháp yêu cầu báo giá với khối lượng lớn và đặt hàng với khối lượng nhỏ hơn để tìm hiểu giá sàn và yêu cầu giảm giá.

§  Tương đối lịch sự khi đàm phán

§  Chất lượng là yếu tố quan trọng nhất

§  Lưu ý về ngôn ngữ tiếng Anh (của người Anh)

·         Khách hàng người Ý

§  Thường hãnh diện về đất nước của họ về các di tích, đội bóng…

§  Thích quan hệ cá nhân: mời ăn cơm..

§  Thường họ sẽ giới thiệu nhiều nhưng không có nghĩa là họ thực hiện theo sự giới thiệu của họ.

§  Độ tín dụng không cao lắm do vậy nên yêu cầu L/C at sight là điều kiện thanh tóan an toàn

·         Khách hàng Ấn Độ / Pakistan

§  Đơn đặt hàng nhỏ hoặc rất nhỏ, nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau

§  Họ có thể kinh doanh mọi thứ nếu cảm thấy có lợi

§  Luôn luôn yêu cầu giảm giá, chiết khấu dù chỉ 1 đồng.

§  Khi thanh toán thường không thanh tóan đủ hoặc kéo dài thời gian để chiếm dụng vốn.

§  Họ sẽ cố gắng lập quan hệ khi nói chuyện để yêu cầu giảm giá

·         Khách hàng Hoa Kỳ

§  Luôn muốn mình  là lớn nhất hoặc tốt nhất

§  Muốn thể hiện trở mình là người có quyền quyết định (khuynh hướng thể hiện cá nhân)

§  Kiểm tra bài bản trước khi làm ăn thực sự (không quyết định khi gặp lần đầu tiên)

§  Đơn đặt hàng thường rất lớn

§  Nếu là khách hàng lớn và có uy tín thường không chịu mở L/C ngay từ đầu

·         Khách hàng Nhật

§  Quyết định chậm (suy nghĩ kỹ càng), do vậy khó đoán được quyết định

§  Thường quan sát rất kỹ lưỡng

§  Khi có quan hệ thì lâu dài và thường gửi người tới hỗ trợ hoặc kiểm tra

§  Rất kín đáo trong các quan hệ và chuyện cá nhân

§  Độ tin cậy cao

·         Khách hàng Pháp

§  Thường không phải người quyết định cuối cùng

§  Credit term thường là 90 ngày

§  Quyết định, thực hiện tương đối chậm (không đi thẳng vào vấn đề) hơn so với Đức, Hà Lan

§  Rất thích được tặng quà

§  Quan hệ cá nhân rất quan trọng

§  Thường cố gắng thể hiện sự quan trọng của mình

·         Khách hàng Hà Lan

§  Không lịch sự và hòa nhã như người Pháp nhưng mưu cầu quan hệ dài hạn

§  Luôn thẳng thắn và đi thẳng vào vấn đề

§  Luôn yêu cầu về giá

§  Thường là người quyết định và họ là người làm tất cả

·         Khách hàng Đức

§  Chức vụ và chức hàm rất quan trọng (Dr…)

§  Đi đúng giờ, tiết kiệm thời gian

§  Luôn thẳng thắn và đi thẳng vào vấn đề

§  Quyết định nhanh và thực hiện nhanh

§  Không chấp nhận sự sai sót

§  Luôn yêu cầu xác nhận bằng văn bản

1. Xác định “mục tiêu cơ bản” của DN trong đàm phán: thường các mục tiêu cơ bản tối thiểu phải đạt đựơc trong kinh doanh xuất khẩu là quy cách sản phẩm, giá, số lượng giao hàng và thời gian giao hàng. Cần chú ý các mục tiêu cơ bản này không tách biệt nhau mà có tính liên hệ nhau ví dụ như giá cao hơn khi thời gian giao hàng ngắn. Rất nhiều người mua hàng sử dụng nguyên tắc này để tìm hiểu mục tiêu cơ bản của DN bạn bằng cách đưa ra yêu cầu số lượng cao hoặc quy cách đơn giản để biết được mức giá thấp nhất…
2. Đưa ra những “mục tiêu không thực” để đàm phán thường cao hơn mục tiêu cơ bản và có tính liên hệ logic với nhau – hãy đóng vai trò là người khách mua hàng để xem xét lại tính logic của vấn đề.
3. Đưa ra những tình huống để nhượng bộ: tuy nhiên không thể thấp hơn mục tiêu cơ bản. Nên sử dụng một sơ đồ cây để liệt kê các tình huống có thể xảy ra gồm cả khả năng thực hiện hoặc khả năng không thể thực hiện được (rủi ro) để chuẩn bị sẵn sàng các tình huống đối phó. Ví dụ như: nếu giao hàng đúng hạn thì sao, giao hàng trễ hàng thì sao (bị phạt, mất hợp đồng…)
4. Thực tập bản thân bằng cách đóng vai sau khi đã phân tích nhóm các khả năng có thể xảy ra trong đàm phán và các khả năng xảy ra khi kết thúc đàm phán (ví dụ nếu ký hợp đồng với số lượng này và giá này thì doanh nghiệp sẽ phải làm gì…)
5. Chuẩn bị các tài liệu mang theo khi đàm phán:
   • Danh thiếp, brochure, catalogue…
   • Price list bao gồm các thông tin giá cả, thông tin về thành phần, quy cách sản phẩm, đóng gói, số lượng/container, thời gian giao hàng (lead time), P&A…
   • Form/mẫu ghi chép hoặc sổ ghi chép

Phần 3: Đàm phán

1. Bắt đầu với các vấn đề không ai bàn cãi, tranh luận ví dụ như giới thiệu công ty, quy trình xuất khẩu thuế nhập khẩu bao nhiêu, xuất cảng nào, những yêu cầu của khách hàng…
2. Đàm phán không chỉ đề cập đến mặt thành công của vấn đề mà cũng cần đề cập đến mặt trái của vấn đề ví dụ không giao hàng đúng hẹn, hàng không đúng quy cách thì xử lý như thế nào và các biện pháp bảo đảm.
3. Nghe cẩn thận phía bên kia, nếu cần thì sử dụng phiên dịch và nên hỏi lại cho rõ ý, viết ra giấy hoặc lên bảng để xác nhận lại ý của phía đối tác. Nếu bên kia xác nhận thì lưu lại hoặc chụp hình lại
4. Khi đưa ra một đề nghị nào đó thì nên thể hiện càng ít cảm xúc càng tốt. Và cần phải hiểu rõ nội dung phía sau của đề nghị là gì, phải đoán trước được phản ứng của đối tác.
5. Sử dụng những câu điều kiện, nếu thế này thì thế kia “if…then…”: giá là 3US$ nếu số lượng đặt hàng là 1000 cái và đóng gói theo quy cách này, giao hàng theo điều kiện kia và thời gian giao hàng là 20 ngày…
6. Trong các tình huống không thuận lợi, không chắc có thể ngưng không nói, đề nghị nghỉ giải lao, hoặc câu giờ bằng cách sẽ trả lời sau, hoặc đề nghị điểm này sẽ đàm phán sau (tuy nhiên cần nhớ: hứa gì thì phải làm đó).
7. Để kết thúc vấn đề nên đề nghị cả 2 bên lượt lại tất cả những điểm đã đồng ý hoặc chưa đồng ý và đề nghị luôn phương thức giải quyết những vấn đề chưa đồng ý: ví dụ trả lời bằng email sau 2 tuần, hoặc báo giá lại…

(Theo itpc)