Văn phòng ảo – giải pháp thời khó khăn

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Trong lúc dịch vụ cho thuê văn phòng truyền thống bị ế ẩm thì dịch vụ liên quan đến văn phòng ảo lại có cơ hội phát triển. Chủ trương tiết giảm chi phí, thu hẹp hoạt động để tồn tại của nhiều doanh nghiệp trong bối cảnh khó khăn chung của nền kinh tế đã góp phần thu hút thêm nhiều khách hàng đến với các nhà cung ứng văn phòng ảo. Để tăng sức cạnh tranh, các nhà cung ứng không chỉ tập trung vào việc chào giá tốt mà còn đem đến các giá trị gia tăng cho khách hàng của mình.

Là một công ty chuyên về kinh doanh và sản xuất phim quảng cáo truyền hình mới thành lập năm 2009 với những khách hàng lớn như Masan Food, Vifon, New Way, TopCement, Tiến Vua, Tôn Đông Á, Nệm Vạn Thành, Vomina..., Công ty Clone Production luôn có những yêu cầu gắt gao trong việc chọn lựa phòng quay phim với thiết kế nội thất đẹp. Nói như ông Diệp Long Phú, Trợ lý sản xuất của Clone Production, thì thiết kế và trang thiết bị nội thất của phòng quay phải đẹp… đến từng chi tiết. Điều này không dễ dàng vì chi phí đầu tư làm phòng quay phim quảng cáo sao cho phù hợp với từng kịch bản là rất đắt và lãng phí vì không thể tận dụng về sau.

Ông Phú cho biết, Clone đã tìm đến nhiều nơi nhưng ưng ý nhất với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo SOffice ở tòa nhà HD Tower (Nguyễn Thị Minh Khai, quận 1) vì thông tin về SOffice khá rõ ràng, cơ sở vật chất đẹp và hiện đại, phù hợp với yêu cầu trong việc quay các phim quảng cáo của Clone.

“Ngoài cơ sở vật chất tốt thì yếu tố con người, chất lượng phục vụ của SOffice là điều mà doanh nghiệp chúng tôi hài lòng, các nhân viên đều giúp đỡ rất nhiệt tình trong quá trình quay phim”, ông Phú nói.

SOffice chỉ là một thương hiệu mới trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo (virtual office) đang ngày càng phổ biến hơn ở Việt Nam. Dịch vụ này, vốn còn được gọi là dịch vụ văn phòng chia sẻ, đã có mặt tại Việt Nam hơn 10 năm nay kể từ khi Regus – một trong những nhà cung cấp lớn nhất thế giới trong lĩnh vực này – bắt đầu hoạt động ở Việt Nam. Hiện tại, ngoài một số nhà cung cấp nước ngoài có năng lực về tài chính và lợi thế về hệ thống các khách hàng toàn cầu, thị trường còn chứng kiến sự phát triển khá nhanh của các nhà cung cấp trong nước như G-Office, PSO, Fimexco, i-office, eOffice, SOffice, APCO Virtual Office, Văn Phòng Trọn Gói... tạo ra sự nhộn nhịp cho thị trường với nhiều phân khúc giá cả và dịch vụ.

Nhắm vào doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ

Trước khi mở cửa SOffice ở HD Tower vào tháng trước, chủ đầu tư – Công ty cổ phần Đầu tư Hữu Liên – đã khai trương địa điểm đầu tiên ở SOffice Building (đường Bùi Bằng Đoàn, quận 7) hồi cuối tháng 5.

Vì là gương mặt mới nên việc đầu tư, từ việc chọn địa điểm cho đến hạ tầng cơ sở các văn phòng, hạ tầng về công nghệ thông tin liên lạc, chất lượng dịch vụ, đều được Công ty Hữu Liên tiến hành kỹ lưỡng. Ông Phan Văn Dũng, Tổng giám đốc Công ty Hữu Liên, cho biết SOffice tập trung mạnh nhất vào dịch vụ văn phòng ảo với gói đăng ký địa chỉ giao dịch kinh doanh dành cho các doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ hiện nay, đặc biệt là những doanh nghiệp mới khởi nghiệp.

“Tôi từng là người đi tìm đến đỏ mắt một địa điểm đẹp để làm điểm giao dịch cho công ty. Nhưng những vị trí đẹp thực sự có giá thuê rất cao, đó là chưa kể đến chi phí sửa chữa, thiết kế văn phòng trước khi đưa vào hoạt động, chi phí vận hành và bảo dưỡng trang thiết bị văn phòng, hệ thống mạng máy tính, lương cho nhân sự lễ tân… Các chi phí này thường là một gánh nặng đối với những doanh nghiệp mới thành lập”, ông Dũng chia sẻ lý do chọn việc cung ứng dịch vụ văn phòng ảo.

Về hạ tầng viễn thông, doanh nghiệp khách hàng được sở hữu một tổng đài riêng với các tính năng chào tự động khi có cuộc gọi đến, chuyển tiếp cuộc gọi vào số điện thoại của doanh nghiệp. Việc thay số liên lạc, chuyển hướng cuộc gọi sẽ được doanh nghiệp tự khai báo bằng tài khoản của mình và thay đổi tùy theo nhu cầu riêng. Nếu chọn gói dịch vụ cao cấp, doanh nghiệp có thể sở hữu số fax riêng, số điện thoại riêng bên cạnh các khoản hỗ trợ khác như miễn phí sử dụng Wi-Fi, gọi điện thoại quốc tế qua máy tính trong một thời gian nhất định.

Thông qua trang web soffice.vn, doanh nghiệp có thể đăng nhập bằng tài khoản và mật mã riêng đã được cấp để tự cập nhật và quản lý thông tin như chi tiết cuộc gọi, thay đổi số điện thoại, khởi động hay hủy bỏ chức năng chuyển hướng cuộc gọi, gửi thư điện tử (e-mail), nhận-gửi fax… Đặc biệt, với gói đăng ký địa chỉ giao dịch cấp II và cấp III, doanh nghiệp được miễn phí chỗ ngồi làm việc (cố định hay linh hoạt) từ 4 đến 6 giờ trong sáu tháng và cũng từng ấy thời gian cho việc sử dụng phòng họp với đầy đủ tiện nghi. Các doanh nghiệp thường hay sử dụng các giờ ngồi làm việc miễn phí này để tổ chức các cuộc họp định kỳ.

Các thương hiệu văn phòng ảo ra đời trước đó cũng tập trung mạnh vào phân khúc doanh nghiệp nhỏ. Cụ thể, G-Office tại tòa nhà Indochina Park Tower (đường Nguyễn Đình Chiểu, quận 1) cung cấp hai loại hình là văn phòng ảo với chi phí 50 đô la Mỹ/tháng (chưa có thuế giá trị gia tăng) và văn phòng hoàn hảo. Một nhà cung ứng khác ở cùng tòa nhà Indochina Park Tower là i-office lại cung cấp cho khách nhiều sự lựa chọn khi đưa ra đến bốn gói dịch vụ là Stable, Eco, EZ và Biz với mức giá thấp nhất là 149 đô la/năm (gói Stable) cho đến 129 đô la/tháng (gói Biz). Còn PSO cho thuê văn phòng với các gói dịch vụ từ 550.000 đồng đến 1.870.000 đồng mỗi tháng. Một số nhà cung ứng ở Hà Nội chào mời các văn phòng ảo với diện tích cực nhỏ, chỉ khoảng 5-30 m2.

Thị trường tiềm năng

Văn phòng ảo là một địa chỉ văn phòng thật mà một doanh nghiệp thuê để làm địa chỉ kinh doanh của mình. Gọi là dịch vụ cho thuê vì nhà cung cấp “bao sân” các dịch vụ lễ tân, phòng để họp, tiếp khách và các trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng khi cần. Mô hình này có từ năm 2000, phát triển mạnh hơn vào năm 2008 – giai đoạn khó khăn của nền kinh tế Việt Nam do bị ảnh hưởng từ cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu. Tuy nhiên, trong giai đoạn đó dịch vụ này vẫn chưa thu hút nhiều sự chú ý của khách hàng và cũng vướng nhiều rào cản về pháp lý như về việc đóng thuế, tâm lý thiếu tin tưởng khi làm việc với một đối tác có văn phòng ảo.

Những rào cản về pháp lý đến nay không còn nữa. Nhiều doanh nghiệp đã chấp nhận việc thuê văn phòng ảo như là một sự chọn lựa hợp lý và khôn ngoan trong giai đoạn đầu mới thành lập nhằm tiết kiệm nhiều chi phí. Bên cạnh đó, các gói dịch vụ đã được xây dựng gần hơn với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, mức giá cũng rẻ hơn nhiều so với cách đây vài ba năm trong khi chất lượng hạ tầng cơ sở cũng như hạ tầng mạng tốt hơn.

Có mặt ở Việt Nam từ cách đây hơn 10 năm và đã cung cấp dịch vụ văn phòng ảo cho thuê tại năm trung tâm (business center) ở cả TPHCM và Hà Nội, hệ thống của Regus đã có hơn 1.000 khách hàng sử dụng dịch vụ cho nhu cầu giao dịch tại Việt Nam. Một thương hiệu nước ngoài khác là Level nằm tại tòa nhà Kumho Asiana Saigon, quận 1, TPHCM cũng nhanh chóng thu hút một lượng khách hàng lớn. Trong khi đó, Công ty cổ phần Văn Phòng Trọn Gói khi bắt đầu việc kinh doanh ở Hà Nội hồi năm 2006 chỉ có vỏn vẹn diện tích 100 m2 cho thuê thì nay đã có hơn 4.000 m2.

Trong chuyến công tác ở Việt Nam vào năm ngoái, ông William Willems, phó chủ tịch vùng Đông Nam Á, Úc và New Zealand của tập đoàn Regus, đã lạc quan rằng chỉ trong vòng 12 tháng tính từ cuối năm 2010, Regus sẽ tăng gấp đôi tổng diện tích văn phòng cho thuê, từ 5.000 lên 10.000 m2.

Sự tăng trưởng nhanh của các nhà kinh doanh văn phòng ảo đã tạo ra sự cạnh tranh khá sôi nổi trên thị trường. Không chỉ ở khía cạnh chi phí, các nhà cung ứng còn ra sức cạnh tranh về dịch vụ hậu cần và hướng tới việc ngày càng chuyên nghiệp hơn để thu hút khách hàng. Họ đầu tư cho đội ngũ nhân sự, công nghệ, trang thiết bị nhằm hỗ trợ đắc lực cho xu hướng làm việc di động và tại gia của các khách hàng, hay hỗ trợ những người làm công việc thường xuyên di chuyển, hướng tới việc phục vụ khách hàng ở bất cứ nơi nào mà khách cần làm việc.

(Theo Thời báo kinh tế Sài Gòn)