Những phương thức bảo mật thông tin truyền thống như tường lửa hay phân quyền truy cập tập tin hay thư mục không thể ngăn ngừa được thất thoát dữ liệu khi laptop hay USB bị mất cũng như được truyền qua đường thư điện tử hay thư thoại. Để chống lại rủi ro này, người dùng có thể ứng dụng giải pháp mã hóa Bitlocker cho các thiết bị. Trong khi đó muốn kiểm soát “quyền tương tác với thông tin” thì cần có giải pháp chống thất thoát dữ liệu được lưu trên file server, email, cổng thông tin, máy tính cá nhân hoặc điện thoại di động.
AD RMS là gì ?
Thông thường, dữ liệu khi được truyền gửi hay chia sẻ cho người nhận dưới hình thức chia sẻ bằng máy chủ file server, email thì họ có toàn quyền với dữ liệu đo, chẳng hạn họ có quyền nhào nặn nội dung, in tài liệu ra, chuyển email chứa nội dung nhạy cảm cho người khác... Do vậy để giảm thiểu việc người nhận lạm dụng quyền hạn với nội dung, AD RMS - Active Directory Right Management Services - đưa ra phương thức cho phép người gửi phân quyền tương tác với nội dung cho người nhận như: Cấm in tài liệu, cấm chuyển email cho người khác, thiết lập thời gian hết hạn của tài liệu.
Để làm được điều đó, AD RMS sẽ tiến hành mã hóa dữ liệu ở mức độ 128 bit và gắn chứng chỉ số vào tài liệu nhằm can thiệp vào suốt quá trình tồn tại của dữ liệu bất kể nó được lưu trữ ở đâu. Kết quả là người nhận muốn mở dữ liệu được bảo vệ bởi AD RMS phải chìa ra thông tin định danh của mình mà cụ thể là tài khoản truy cập vào hệ thống AD. Khi đó máy chủ AD RMS sẽ dựa trên danh tính của người nhận để xác định quyền tương tác đối với dữ liệu.
Quyền tương tác nội dung của người nhận bị giới hạn
Để sử dụng được AD RMS, người dùng cần có sẵn hạ tầng về quản trị định danh Active Directory 2003 hoặc 2008. Hạ tầng khóa công khai (PKI) nhằm cung cấp chứng chỉ số nội bộ cũng cần phải sẵn sàng. Ngoài ra tùy vào tình huống ứng dụng RMS mà còn cần thêm những ứng dụng liên quan. Mặc định AD RMS hỗ trợ cho các định dạng tài liệu văn phòng như Word, Excel, Powerpoint, Infopath... cũng như email hay thư thoại.
Áp dụng cho email
Việc chia sẻ và trao đổi qua email dường như đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động trao đổi thông tin hiện nay. Do đó vấn đề chống thất thoát thông tin cần được thực hiện đầu tiên với dữ liệu nằm trên kênh email.
Cơ chế chống thất thoát dữ liệu RMS áp dụng cho cả chiều gửi và chiều nhận đối với phần mềm duyệt mail Outlook trên máy trạm lẫn Outlook Mobile trên điện thoại di động. Người dùng có thể sử dụng các chính sách phân quyền truy cập thông tin dựa trên các template có sẵn và tự thiết lập như:
- Cấm chuyển đi (Do Not Forward): Được dùng để ngăn chặn người dùng chuyển nội dung email cho người thứ ba.
- Cấm gửi lại cho tất cả mọi người trong loop mail (Do Not Reply All): Được dùng để ngăn chặn người nhận trả lời email lại cho tất cả những người trong loop mail, ngoại trừ người gửi.
Người nhận bị cấm chuyển email đi trên điện thoại di động
- Nội dung email là chỉ đọc không được copy hay in ấn (Read Only): Là cách thức cấm người nhận in, sao chụp email hay lưu file đính kèm xuống máy. Cơ chế Read thường đi chung với template Do Not Forward.
- Nội dung email bị giới hạn theo nhóm người (Company User Group Confidential): Được dùng để đảm bảo email nhạy cảm liên quan đến nhân sự, chính sách, thông tin mật không lọt ra khỏi nhóm người dùng mong muốn.
- Nội dung chỉ được xem trong thời gian nhất định (Expire Date): Được áp dụng cho các tài liệu thuộc loại tối mật và người dùng nhận chỉ có thể xem trong khoảng thời gian nhất định mà thôi.
Với Exchange 2010, người dùng còn có thể thiết lập các bộ lọc RMS tự động cho phép áp đặt chính sách ngay từ máy chủ. Điều này rất thuận tiện đề phòng trường hợp người dùng quên thiết lập RMS khi soạn thảo email.
Exchange 2010 áp chính sách tự động cho các email chứa cụm chữ dạng n-nnnn-nnnn vì đây là chuỗi ID của một đơn hàng trong công ty
Vì email trên hệ thống Exchange được luân chuyển qua vai trò Hub Transport nên chính sách RMS tự động sẽ được thiết lập tại nhóm máy chủ này thông qua các Transport Rule. Khi đó email đi ngang qua Hub Transport sẽ được máy chủ Exchange kiểm tra nội dung dựa trên các Rule được thiết lập và sẽ áp chính sách tương ứng khi tìm thấy email nhạy cảm.
Bảo vệ dữ liệu văn phòng
Dữ liệu văn phòng như Word, Excel, Powerpoint sau khi được bảo vệ bằng AD RMS thì mặc định đã được mã hóa nên cho dù chúng có được lưu trữ trên máy chủ file server, máy trạm, máy tính xách tay hay thiết bị lưu trữ di động thì vẫn không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn và cơ chế phân quyền tương tác thông tin.
Mở tài liệu Word lưu trên file server được bảo vệ bằng RMS
Người dùng cũng có thể thiết lập các chính sách phân quyền tương tự như nội dung email chẳng hạn chỉ đọc, cấm in cấm copy cấm chỉnh sửa, chỉ cho những nhóm người dùng nhất định truy cập, thiết lập ngày hết hạn...
Sharepoint và voice mail
AD RMS cũng có thể được áp dụng cho các hình thức lưu trữ nội dung khác như Voice Mail trên Microsoft Exchange hoặc các tài liệu được đưa lên cổng thông tin Sharepoint.
Thiết lập chính sách quản lý quyền truy cập thông tin trên Sharepoint 2007
Có một điểm rất thú vị là do khả năng tích hợp sâu giữa Sharepoint và AD lẫn AD RMS cho phép các tài liệu được mã hóa bằng RMS vẫn có thể được index cho phép người dùng tìm kiếm nội dung như các tài liệu không mã hóa. Điều này thực hiện được do khi tài liệu được lưu trên Sharepoint sẽ được gỡ bỏ mã hóa RMS và lưu vào SQL Database dưới dạng mã hóa do Sharepoint quản lý nên nó hoàn toàn có thể index được toàn bộ nội dung của tài liệu. Khi người dùng truy cập vào tài liệu và lấy tài liệu khỏi cổng thông tin thì tài liệu đó lập tức được mã hóa lại dưới dạng RMS.
